Hovoriaci motivačný list v Excel-i (experiment)

 

Už je to dávnejšie, čo som objavil a publikoval spôsob, ako Excel dokáže prečítať čo chceme. Nakoľko sa mi táto možnosť veľmi páčila, rozmýšľal som, kde ju využiť a došiel som k záveru, že to bude asi najzbytočnejšia vymoženosť aplikácie.

No táto otázka mi stále vŕtala hlavou – kde do čerta využiť túto možnosť ??? A zrazu blik! Veď predsa celý život spolu so svojimi rovesníkmi počúvam od firiem: Ak sa chcete dostať na pracovný pohovor – buďte kreatívni pri písaní motivačného listu, majte super CV a HR-isti si Vás vyberú.

No neviem ako Vy, ale ja si myslím, že motivačný list je 100%-ná strata času! Inak povedané, nemyslím si, že personalista číta všetky tie teplé slová o tom, akí sme perfektní pre danú prácu, obzvlášť, ak má na stole cez 300 uchádzačov. No pochybujem, že sa väčšina odváži na svoj dream-job reagovať bez motivačného listu.

Tak som si povedal, urobím pre Vás návod, ako pripraviť hovoriaci motivačný list v Exceli. Aj keď samozrejme si budete musieť zopár viet vymyslieť, no myslím si, že táto neobyčajná forma prekvapí v HR natoľko, že Vás posunie na osobný pohovor.

Postup:

Na liste si vytvorte v rámci jedného stĺpca v niekoľkých riadkoch text a objekt ako spúšťací button. Kreativite sa hranice nekladú (ja som zvolil pre prehľad niečo jednoduchšie).

Poznámka: za gramatické chyby sa ospravedlňujem

Prejdite do VBA prostredia a do nového modulu napíšte tento kód:

Sub hovor()

Dim i As Integer

For i = 5 To 7
    Cells(i, 3).Font.Color = vbWhite
    Application.Speech.Speak Cells(i, 3).Value
Next i

Range(Cells(7, 3), Cells(7, 3).End(xlUp)).Font.Color = vbBlack

End Sub

Vráťte sa do listu a objektu priraďte makro

Potom kliknutím si overte, že makro funguje správne a uložte. Celý postup je k dispozícii na nasledujúcom videu a súbor si môžete stiahnuť kliknutím na template.

 

Hovoriaci motivačný list

V prípade, ak by ste mali dotazy alebo námety na zaujímavý článok, tak ma neváhajte kontaktovať kliknutím na:

Databázové funkcie–stručný prehľad

 

Tento článok nadväzuje na predchádzajúci v nasledujúcom zmysle. Nakoľko sme si ukázali, ako urobiť dvojitý VLOOKUP vo VBA, po niekoľkých komentároch sme začali riešiť n-násobný VLOOKUP. Nakoniec po niekoľkých hodinách a pátraniach po fórach, po otravovaní niekoľko ľudí z praxe som sa dostal k nádhernému riešeniu.

 

Sú ním tzv. databázové funkcie. Spoznáte ich pomocou začiatočného písmena “D”. V nasledujúcom template uvediem ich použite:

=DSUM 

Táto funkcia sčíta hodnoty poľa (Vklad) podľa kritérií (SUMKRIT) v tabuľke (TABULKA). Pripomínam, že hodnoty v zátvorkách sú názvy pomenovaných oblastí, tzn. môžete namiesto nich použiť formu “A1:X100”

=DGET

DGET funkcia je náš hľadaný n-násobný VLOOKUP. Oblasť TABULKA je oblasť, v ktorej sa pohybujeme. GetCrit je pomenovaná oblasť pre vyhľadávacie kritéria a Vklad je úroveň stĺpca, z ktorého má vrátiť hodnotu.

=DCOUNT

Posledná funkcia je, ako vyplýva z názvu – podobná DSUM až na výpočtovú vlastnosť – vráti počet buniek podľa vyhradených atribútov. POZOR! – DCOUNT  počíta iba tie bunky, v ktorých sa nachádzajú čísla, pre vrátenie počtu neprázdnych buniek musíte použiť DCOUNTA funkciu.

Podotknem, asi najlepšie to pochopíte, ak si stiahnete template a pozriete si ako to celé funguje. Taktiež by som chcel zdôrazniť, že človek musí veľa GOOGLE-iť, aby zbytočne neprogramoval niečo, čo už niekto pred ním stihol. Tak dúfam ,že moju neznalosť v tomto prípade ospravedlníte a budete sa tešiť na ďalší článok.

Poznámka: Mená a údaje v tabuľke sú vymyslené

Dvojitý vlookup alebo vlookup podľa dvoch atribútov

 

Určite ste sa v praxi stihli zamyslieť nad problematikou hľadania v tabuľke podľa istej hodnoty. Väčšina z Vás by nemala mať problém používať legendárnu funkciu =vlookup(), no čo musíme urobiť v situácii ak potrebujeme vrátiť hodnotu z tabuľky podľa dvoch rovnocenných argumentov?

V tomto prípade by sa povedzme niečo ako =DOUBLELOOKUP() zišlo, avšak disponuje ním Excel? Primárne nie, avšak ja Vám ukážem ako si pomocou pár príkazov vytvoriť vlastnú funkciu, ktorá vyrieši tento problém. Začnime príkladom:

Na obrázku máme vytvorený prípad, v ktorom budeme hľadať osobu podľa mena a priezviska zároveň, no a nezabudnime, že nás zaujíma výška vkladu.

V tomto prípade by bolo ideálne ak by sme mali vytvorenú vlastnú funkciu typu:

=DOUBLELOOKUP( “Meno” ; “Priezvisko” ; “Tabuľka” ; “Vklad” )

Budeme potrebovať:

1 zápis typu Function() – End Function

1 FOR cyklus a 3 podmienky IF

8 premenných: LookUpValue1, LookUpValue2, LookUpColumn1 As Long, LookUpColumn2 As Long, ReturnColumn As Long, TableArray As Range, UB As Long,  i As Long

VBA Kód bude vyzerať takto:

Function DOUBLELOOKUP(LookUpValue1, LookUpValue2, LookUpColumn1 _

As Long, LookUpColumn2 As Long, ReturnColumn As Long, TableArray As Range)

Dim UB As Long

Dim i As Long

UB = TableArray.Rows.Count ‘spočíta množstvo riadkov v TableArray

For i = 1 To UB
   
    If TableArray(i, LookUpColumn1) = LookUpValue1 Then
       
       If TableArray(i, LookUpColumn2) = LookUpValue2 Then
            DOUBLELOOKUP = TableArray(i, ReturnColumn)
       End If
       
    End If
   
Next i
   
If DOUBLELOOKUP = "" Then
DOUBLELOOKUP = "#N/A"
End If

End Function

Celá táto funkcia funguje nasledovne:

LookUpValue1 = “Peter” ; LookUpValue2 = “Tabiš”

LookUpColumn1 = 1 (poradie stĺpca, v ktorom hľadá LookUpValue1)

LookUpColumn2 = 2 (poradie stĺpca, v ktorom hľadá LookUpValue2) 

ReturnColumn = 3 (poradie stĺpca, z ktorého chceme vrátiť hodnotu)

TableArray = “C6:E14” (Tabuľka hodnôt)

Funkcia bude v Excel-i vyzerať takto:

Celý súbor spolu s vytvorenou funkciou si môžete stiahnuť tu. Dúfam, že táto funkcia Vám uľahčí prácu. V prípade dotazov ma neváhajte kontaktovať, poprípade kliknutím na:

 

Štyri znalosti, bez ktorých na pohovor z Excel-u nechoďte!

 

Po dlhšom čase, keď v štatistikách hľadania sa relatívne často zobrazujú pojmy ako “Excel na pohovor, Pohovor z Excelu …” som sa rozhodol reagovať a upozorniť na triky, ktoré ovládať, poprípade podotknúť na to, čo musíte ovládať pri práci s dátami.

Otázka teda znie: Na čo sa mám zamerať, aby som nezhorel pri teste z Excel-u?

1) Pohyb po tabuľke! Naučte sa používať klávesové skratky. Každý zamestnávateľ má tendenciu vám podhodiť tabuľku s veľkým počtom riadkov/stĺpcov.

Verte mi, nič neodhalí amatéra lepšie ako keď na pohovore na analytika/controllera scrolluje myškou po tabuľke a kŕčovito označuje stĺpce/riadky pomocou myši.

2) Funkcie: nemusíte vedieť všetky funkcie, stačí ak viete používať tie základné ako: average, sum, sumif, sumifs, vlookup, hlookup, concantenate, if, iferror a to by bolo asi všetko. Čo je avšak najdôležitejšie, naučte sa používať ich kombinácie, tzn. v jednej bunke máte viac funkcií naraz. V prípade ak potrebujete niečo špeciálne, použijete pomocníka alebo si danú funkciu nájdete na internete.

3) Kontingenčné tabuľky: myslím ,že tento nástroj je pre mnohých nočná mora, no je to jeden z najviac užitočných nástrojov v Excel-i a existuje málo analýz, ktoré by ste bez použitia kontingenčnej tabuľky zvládli. Nemusíte robiť zložité výpočty vo vnútri tabuľky, v mnohých prípadoch stačí len vedieť manipulovať s jej samotnou stavbou (čo je v riadkoch a čo v stĺpcoch).

4) Grafy: pre mnohých zbytočne podceňovaná problematika, no málokto vie definovať, aký graf sa hodí na istý typ dát. Nehovorím o použití vedľajších os, ak potrebujete mať v jednom grafe absolútne hodnoty a zároveň percentá alebo podiely

Je samozrejmé, že asi najlepšia príprava na pohovor je skúsenosť samotná. Avšak ak ste študent, ktorý nemal možnosť nadobudnúť takúto prax, je jednoduché sa aspoň pripraviť tak, aby ste test z Excel-u zvládli.

Niektorí skúsenejší užívatelia sa už asi museli vysporadúvať s tým, že Excel štandardne niektoré veci proste nezvládne spracovať alebo mu to dlhšie trvá. V tomto prípade je najvyšší čas siahnuť na VBA (používanie makier), no praktické je následné používanie MS Access.

Vyššie uvedené problematiky som snáď dostatočne pokryl v skôr narodených článkoch, v prípade záujmu som ochotný Vás pripraviť tak, aby ste na pohovore nezhoreli (verím, že ak máte 2-3 dni do pohovoru, tak sa sami na Excel-test sotva pripravíte a prvá pomoc by sa zišla).

Päť dôvodov, prečo ovládať Excel

 

Všetci vieme, že dnes jedno pracovné miesto znamená prejsť aj niekoľko stovák životopisov. Ak si pripočítame motivačné listy k tomu, môžeme konštatovať, že chudák personalista má čo robiť, než “vyfiltruje” lepších kandidátov.

Nepochybujem o tom, že asi každý študent túži sa dostať do dobrej firmy a kariérne rásť. Preto väčšina mimo školu maká na FCA, CAE a iných jazykových certifikátoch, ERASMUS je pre veľké množstvo študentov priorita, ktorou si zabezpečia vstup do práce ako Trainee alebo začnú už na špecifickej pracovnej pozícii.

No kládol si z vás niekto otázku, čo skutočne pre zamestnávateľa dokáže ponúknuť? ERASMUS je nepochybne dobrá skúsenosť, no pre zamestnávateľa neznamená žiaden praktický prínos. Vedieť plynule rozprávať niekoľkými jazykmi je tiež úctyhodné, no ak ste obmedzení rozprávať sa o počasí a o tom, kde sa dá dobre zabaviť, opiť a iné… tým pádom ste to opäť ďaleko nedotiahli.

Jednou z efektívnych foriem zviditeľnenia sa je prax počas školy. Je pravda, že málokto svoje prvé peniaze zarobí už ako manager, niektorí začínajú prípravami burgerov v “mekáči”, iní v call centre. Obvykle človek musí počas školy vystriedať zopár “povolaní”, kým sa dostane za kancelársky stôl a začne robiť niečo (bez urážky) seriózne.

Jedným, z možných kariérnych katalyzátorov je znalosť práce v Exceli! Ak Excel nemáte v láske, uvádzam niekoľko postrehov, prečo mu venovať čas:

Prvý dôvod: závisí od odboru, ktorý študujete, no s Excelom sa študuje ľahšie. Je veľké množstvo numericky založených predmetov, ktoré pozostávajú z rôznych seminárnych prác, kde potrebujete niečo spočítať a kalkulačka vám nepomôže.

Druhý dôvod: Nielenže jeho prostredníctvom dokážete spracovávať data, ale precvičíte si analytické myslenie a cit pre čísla!

Tretí dôvod: jeho znalosť vám otvorí dvere prakticky do každej firmy. Nepoznám jedinú inštitúciu, kde neexistuje aspoň jeden zamestnanec, ktorý nikdy nepoužíval Excel. Ak si vezmete napríklad controlling, táto vskutku zaujímavá práca sa uplatňuje ako v banke, tak aj v FMCG firme, štátnej sfére atď.

Štvrtý dôvod: Okrem toho, že sa dostanete so dobrej firmy, uvedomíte si že pracujete prevažne s citlivými dátami. Či sa vám to páči alebo nie, po zopár mesiacoch si uvedomíte aký prehľad o firemnom dianí získate – a to práve tým ,že sa hrabete v budgete, forecastoch, AD-HOC veciach. Po niekoľkých rokoch máte tie najlepšie dispozície zúčastňovať sa na rozhodovacej činnosti vo firme.

Piaty dôvod: v neposlednom rade veľmi dôležitý – peniaze! Ak sa dostanete na pozíciu controllera, analytika apod. nemusíte sa báť, že by ste boli slabo finančne ohodnotení.

Týmito bodmi som chcel poukázať, že Excel a osobnostné charakteristiky s ním spojené, je taktiež istá forma diferenciácie, ktorá dostatočne zatraktívni vaše CV.

INDEX & MATCH alebo keď VLOOKUP nestačí!

Dovolím si tvrdiť, že nikto z Vás nepochybuje o užitočnosti funkcie vlookup. Nepochybne patrí asi k najpoužívanejším a najcennejším funkciám z Excel-u!

No čo ak sa raz dostanete k tabuľke, ktorá je obrovská (niekoľko stovák stĺpcov a tisíc riadkov), tabuľka ktorú nepoznáte a potrebujete z nej vrátiť hodnotu podľa exaktných atribútov?

Ako ilustráciu si predstavte niekoľko stovák aeroliniek (stĺpce) a destinácií (riadky) a vy potrebujete poznať cenu konkrétnej aerolinky do konkrétnej destinácie.

Potrebujeme:

dve funkcie typu MATCH a jednu funkciu INDEX.

MATCH:  =MATCH(“hľadaný atribút”,”Oblasť pre hľadanie, 0 ako hľadať presnú hodnotu) bude pre riadky vyzerať takto: =MATCH(“aerolinka”,”všetky aerolinky”,0) a pre stĺpce takto: =MATCH(“destinácia”,”Oblasť destinácii”,0)

INDEX: =INDEX(“Oblasť dát”,”poradové číslo riadku”,”poradové číslo stĺpca”) v našom prípade: =INDEX(DATA,MATCH(“destinácia”,”Oblasť destinácii”,0),MATCH(“aerolinka”,”všetky aerolinky”,0))

Aby ste v tom mali jasno, pojmy ako DATA, MESTA a LINKY sú pomenované dátové oblasti. Prečo som ten vzorec napísal pomocou nich sa dozviete v nasledujúcom videu:

ExcelPreKazdeho

Na záver prikladám ukážku súboru s funkciami, ktorú si môžete stiahnuť tu.